Privatlivspolitik for foreningen Rejseholdet

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken 21. april 2023

Rejseholdets dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi som forening kun behandler personoplysninger til bestemte formål og det sker ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Rejseholdet er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Rejseholdet: Birgit Dammeyer
Adresse: Carit Etlars Gade 3, 7400 Herning
Mobil: 2654 2311
Mail: rejseholdet8@gmail.com
Website: www.rejseholdet-dk.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   • Almindelige personoplysninger:
     • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato,
       telefonnummer, e-mailadresse
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
     • ingen
2. Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer:
   • Almindelige personoplysninger:
     • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail-adresse, som ved
       medlemsoplysninger

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig

• Der er ingen andre kilder, som anvendes

Rejseholdets formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Rejseholdets berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
  (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   
   • Rejseholdets medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
   • Som led i Rejseholdets aktiviteter og andre formål i henhold til Rejseholdets
     vedtægter, herunder planlægning, gennemførelse, opfølgning og koordinering
   • Administration af din relation til os
2. Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer:
   • Se beskrivelser under ”Formål med behandling af medlemsoplysninger”
   • Håndtering af bestyrelsesmedlemmernes hverv i foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Medlem-til-medlem aktiviteter, herunder udfærdigelse af nyhedsbrevslister, deltagerlister
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i Rejseholdet, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i
  Rejseholdet

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem eller bestyrelsesmedlem af Rejseholdet:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år
  efter kalenderåret for din udmeldelse af Rejseholdet

Medlemmer, herunder også bestyrelsesmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores website og udleveres ved indmeldelse i Rejseholdet. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Endelig version udarbejdet d. 18. september 2018